Manual del buen espacio para eventos

¿De verdad crees que has elegido el mejor espacio para tu evento?

No es nuestra intención llevarte la contraria, pero si crees que ya has encontrado el espacio perfecto para tu evento, te recomendamos que le eches un ojillo a esta serie de pautas que hemos recopilado para que hagas double check y compruebes que tu elección es la correcta.

Ahora que por fin se reactivan los eventos presenciales regresa la eterna cuestión de cómo encontrar el espacio más adecuado a la tipología de nuestro evento. Ojo que no todos están adaptados para acoger nuestras necesidades, y aunque a veces pueda parecerlo en una primera prospección, se requiere un análisis detallado para localizar posibles puntos fuertes o carencias. Distribución, mobiliario, decoración, accesos, flujo de invitados… hay mil detalles en los que estar encima y, no olvidemos, que del propio espacio puede depender en gran medida el éxito o fracaso de la propuesta.

• ADAPTABILIDAD. Según la RAE “Es la capacidad de modificar el comportamiento y adaptarse a diferentes situaciones y personas de forma rápida y adecuada”. Si algo nos han enseñado estos dos últimos años es que, o nos adaptamos, o la llevamos clara… Esta adaptabilidad, esta flexibilidad, es una característica muy aplicable a los espacios. No es que tengan que servir para todo, pero se agradecen aquellos que poseen la cualidad de mutar, de transformarse a las necesidades, de sacarles partido para que el propio espacio responda a objetivos bien diferentes.
• PERSONALIZABLE Y CAMALEÓNICO. No le pedimos al espacio que tenga que ser David Bowie ni la capacidad de mutar de Christian Bale, pero todos hemos alucinado cuando hemos estado en un mismo venue que un día era una sobria presentación institucional y tres semanas después acogía un evento experiencial. ¿Y cómo se consigue esto? Exprimiendo las posibilidades con diferentes diseños y configuraciones. Espacio camaleón es la definición de perfección.
• AQUÍ ME CABE TODO. O lo que es lo mismo y suena mejor, un espacio con suficiente espacio de almacenamiento. A veces olvidamos que los eventos necesitan un office o despensa, un espacio de guardarropía, una zona oculta para la parte técnica y audiovisual etc. Que luego nos llegan los proveedores, y si, sí, todo muy bonito, pero no tienen donde meter sus cosas.
• UN ESPACIO CON HISTORIA. Un espacio, como una casa, es el fruto de lo que se ha vivido en ella, sus vivencias, su background. Los grandes espacios para eventos han aprendido de sus errores, han crecido a base de trabajo y esfuerzo, mejorado y agilizado sus procesos. ¿Quieres saber si has elegido bien? Consulta qué grandes cosas se han hecho allí antes. Un espacio que revisa su álbum de eventos y aprende se convierte en un buen espacio.
• ESTAR AL DÍA EN ELEMENTOS DE SEGURIDAD Y EMERGENCIA. Básico e imprescindible. Nunca te fíes del “estamos tramitándolo”, todo buen espacio debe tener en orden sus permisos, sistemas de seguridad, salidas emergencia y evacuación, seguro, climatización, etc.
• RESPETA A TUS VECINOS. No queremos que nuestros ruidos, accesos, parking o procesos de montaje le compliquen la vida al vecindario. Sé un espacio que conoce su entorno y convivencia. Seamos respetuosos y amables con quienes nos rodean, que una denuncia por exceso de aforo o música alta es una situación que se puede evitar si se controla.
• CARGA Y DESCARGA. Conoce tu espacio, accesos, tiempos, personal necesario. Pieza fundamental también, es intentar, en la medida de lo posible, no molestar a los vecinos, gestionar bien los espacios para carga y descarga de proveedores, que nuestro evento no se convierta en la pesadilla del barrio durante varios días.  Es decir, espacios que cuenten con este acceso o en caso de no tenerlo, que se pueda solicitar los vados y permisos adecuados.
• UBICACIÓN. Céntrico please. Los invitados, los proveedores y la prensa lo agradecerán. Y si encima consigues relacionarlo con la sostenibilidad y que los asistentes puedan llegar en transporte público, andando o en bicicleta, ¡¡¡te coronas!!!
• TENER ENCHUFE. No, no me refiero a tener buenos contactos, hablamos de la importancia de contar con suficiente corriente, capacidad eléctrica y conexiones. Que luego se nos funden los plomos y a ver qué hacemos…
• ALGUIEN QUE TE AYUDE. Todo puede convertirse en algo muy complicado o facilitarse enormemente si se cuenta con un gestor y coordinador de espacios flexible que aporte orientación, facilidad, ideas y ocurrencias para agilizar montajes, proveedores, horarios, etc. ¿Y quién puede hacerte todo eso y mucho más? Pues LOCALE EVENTS & SOUL, nuestro equipo gestor de espacios únicos y singulares que te ayuda a concentrar la información necesaria y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que buscar y negociar con todos los colaboradores.

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