Los básicos de un buen evento

¿Alguna vez has pensado qué es imprescindible para hacer un evento y que salga bien? Está claro que realizar un evento es una tarea complicada, pero si se tienen en cuenta estos puntos esenciales es más probable que todo salga “sobre ruedas”.

Organizar cualquier evento supone hacerse antes muchas preguntas y valorar qué elementos son imprescindibles para que sea un verdadero éxito.

Para situarnos, y como punto de partida, debemos concretar algunos aspectos básicos:

• Qué tipo de evento queremos preparar (corporativo, una presentación de un producto, una conferencia, una rueda de prensa, un cocktail, o una exposición artística, quien sabe)
• Buscar un concepto, un storytelling que guíe nuestro evento
• Crear en base a ello los contenidos
• Hacer una estimación del nº de asistentes, puesto que el aforo servirá para definir y escoger el espacio correcto
• Tener conocimiento de la previsión meteorológica (¿lo hacemos en exterior o interior?)
• Elegir un buen catering
• Y, por último, contar con un equipo totalmente cualificado en los diferentes retos (técnicos, creativos u organizativos) que plantea un evento

Una vez definidos todos esos puntos, podremos centrarnos en cómo debemos equipar nuestro espacio de eventos para que tengamos todo lo necesario. La elección del ESPACIO (o venue, como se denomina en argot del sector) resulta esencial, puesto que marca las posibilidades de contenidos y llega a ser clave para marcar la diferencia entre un evento y un supereventazo.

Una vez tengamos escogido el lugar, no hay que olvidar ser muy rigurosos con los siguientes elementos para tener un espacio totalmente equipado:

• • Buena Iluminación
    Punto muy importante, especialmente en conferencias, eventos formativos…

• • Comodidad
    Tanto el mobiliario como el ambiente serán fundamentales para que los asistentes se encuentren a gusto para poder sacar todo el partido a nuestro evento.

• • Tecnología
    Este punto es imprescindible. En el momento actual se antoja más importante aún con la irrupción de los eventos digitales o híbridos, donde los elementos tecnológicos como pantallas, sala de control y edición, cromas, telepronters, etc., serán el vehículo para hacer llegar a los asistentes el ambiente que se quiera transmitir.

• • Seguridad
    Este punto siempre ha sido importante, es fundamental garantizar la seguridad de todos, pero se ha incrementado aún más con el COVID-19. Han entrado en escena las pruebas PCR, las mascarillas, etc. Todo es imprescindible para lograr eventos seguros.

• Escenarios
  Dentro de los eventos presenciales es importante que existan zonas viables para montar un escenario, como en el precioso patio de columnas del emblemático Palacio de Gaviria, o que ya dispongan de él, como por ejemplo nuestro espacio Gran Teatro CaixaBank Príncipe Pío. Para los eventos híbridos o digitales, lo fundamental es tener la posibilidad de contar con buen plató multimedia que te ofrezca la posibilidad de disponer de la mejor y más moderna tecnología audiovisual, y es en este aspecto, pocos tan equipados como nuestro Plató CCIB de Barcelona o el Plató Multimedia de Madrid.

Y, por último, y no menos importante, tener muy presentes y actualizadas las restricciones COVID que, por lo general, nos han obligado a ser super flexibles y aprender a tomar decisiones de última hora debido a que la normativa y limitaciones pueden cambiar inesperadamente. De cara por ejemplo a los aforos máximos permitidos y las restricciones para realizar formatos cóctel (el número de comensales por mesa va variando, la distancia entre mesas, el permiso o no a permanecer de pie, etc.), y ello implica que los planteamientos en muchos casos se ven alterados hasta el último instante, lo que también hace que la gente confirme su asistencia a los eventos con mucha menos antelación que antes.